État des lieux en colocation : guide complet pour les propriétaires

L'état des lieux est le document qui protège votre patrimoine immobilier. En colocation, où plusieurs locataires se succèdent et partagent les espaces communs, sa réalisation rigoureuse devient encore plus déterminante. Un état des lieux bâclé ou absent vous prive de tout recours en cas de dégradation. Un état des lieux précis et bien documenté vous permet de justifier chaque retenue sur le dépôt de garantie sans contestation possible. Ce guide vous accompagne pas à pas, de la préparation jusqu'à la comparaison entrée-sortie, en passant par les spécificités propres à la colocation.

Ce que dit la loi : un document obligatoire

Une obligation légale, pas une recommandation

L'état des lieux est obligatoire pour toute location à usage de résidence principale, qu'il s'agisse d'un logement vide ou meublé. La loi ALUR du 24 mars 2014 (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, tel que modifié) a renforcé cette obligation en imposant un cadre strict pour sa réalisation. Ce n'est pas un document facultatif ni une simple formalité : c'est une pièce juridique à part entière qui engage les deux parties.

L'état des lieux doit être établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire. Il est rédigé en deux exemplaires au minimum (un pour chaque partie), daté et signé par les deux parties. En colocation avec bail unique, chaque colocataire signataire du bail doit idéalement être présent et cosigner le document.

Le modèle type imposé par le décret du 30 mars 2016

Depuis le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, l'état des lieux doit respecter un modèle type qui encadre son contenu. Ce décret précise que le document doit obligatoirement comporter :

• Le type d'état des lieux (entrée ou sortie)
• La date de réalisation
• La localisation précise du logement
• Le nom des parties (bailleur et locataire) et, le cas échéant, du mandataire
• Les relevés des compteurs individuels de consommation (eau, gaz, électricité)
• Le détail et la description précise de l'état de chaque pièce et partie du logement
• La mention des clés et dispositifs d'accès remis au locataire
• La signature des parties

Le décret impose également que l'état des lieux soit remis sur un support papier ou dématérialisé, et que chaque partie en reçoive un exemplaire.

Les conséquences de l'absence d'état des lieux

En l'absence d'état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989). Cette présomption est lourde de conséquences pour le propriétaire : au moment de la sortie, vous ne pourrez pas prouver que les dégradations constatées sont imputables au locataire. Toute retenue sur le dépôt de garantie deviendra alors contestable, voire impossible à justifier devant un juge.

Attention : Cette présomption joue en faveur du locataire. Autrement dit, c'est vous, propriétaire, qui avez tout intérêt à ce que l'état des lieux d'entrée soit le plus exhaustif possible. Ne négligez jamais cette étape, même si le logement est neuf ou vient d'être rénové.

Préparer l'état des lieux d'entrée

Quand le réaliser

L'état des lieux d'entrée se réalise le jour de la remise des clés, avant que le locataire ne prenne possession du logement. Privilégiez un créneau en journée avec un bon éclairage naturel : la lumière du jour permet de repérer les défauts que l'éclairage artificiel masque facilement (fissures fines, légères différences de teinte sur les murs, traces discrètes sur le sol).

Il est important de savoir que le locataire dispose d'un délai de 10 jours après la réalisation de l'état des lieux d'entrée pour demander au bailleur de le compléter. Si le locataire constate un défaut qui n'a pas été relevé lors de la visite contradictoire, il peut vous en notifier par lettre recommandée, et vous êtes tenu de modifier le document en conséquence. Ce délai est porté au premier mois de la période de chauffe pour tout ce qui concerne les éléments de chauffage.

Astuce : Anticipez cette possibilité en étant vous-même le plus exhaustif possible lors de la rédaction initiale. Un état des lieux complet dès le premier jour réduit considérablement le risque de contestations ultérieures.

Les éléments à vérifier pièce par pièce

Pour chaque pièce du logement (chambres, cuisine, salon, salle de bain, toilettes, entrée, couloirs, cave, balcon, terrasse), vous devez examiner et décrire méthodiquement les éléments suivants.

Les murs et les plafonds : notez l'état de la peinture ou du revêtement mural (couleur, type de revêtement), la présence de fissures, de taches, de traces d'humidité, de moisissures, de trous de cheville ou de clou, de zones de peinture écaillée ou cloquée. Précisez la localisation exacte de chaque défaut (par exemple : « mur nord, à 1,20 m du sol, tache brunâtre de 10 cm sur 8 cm »).

Les sols : décrivez le type de revêtement (parquet, carrelage, moquette, vinyle) et son état général. Relevez les rayures, les éclats, les carreaux fissurés ou descellés, les taches permanentes, les zones d'usure visible. Pour le parquet, précisez si la finition est cirée, vitrifiée ou huilée, car cela conditionne les réparations ultérieures.

Les fenêtres et les portes : vérifiez le bon fonctionnement de chaque ouvrant (ouverture, fermeture, verrouillage), l'état des poignées, des serrures, des joints d'étanchéité, du vitrage (rayures, fêlures, traces), des volets ou stores éventuels. Notez si les fenêtres ferment hermétiquement.

Les installations électriques : testez chaque prise de courant, chaque interrupteur, chaque luminaire. Relevez les prises ou interrupteurs défectueux, les caches manquants, les ampoules grillées. Vérifiez le fonctionnement du tableau électrique et la présence des disjoncteurs.

La plomberie : ouvrez chaque robinet pour vérifier le débit et l'absence de fuite. Inspectez les siphons, la tuyauterie visible, les joints de raccordement. Testez la chasse d'eau, le bon écoulement des éviers, lavabos, douche et baignoire. Notez toute trace de calcaire, de rouille ou de fuite.

Les équipements de chauffage : vérifiez le fonctionnement de chaque radiateur, du thermostat, de la chaudière si elle est individuelle. Relevez le modèle et l'état apparent de chaque appareil.

Les relevés de compteurs : une obligation légale

Le décret du 30 mars 2016 impose de relever les index des compteurs individuels de consommation d'énergie et d'eau lors de l'état des lieux. Vous devez consigner dans le document les relevés de :

• Électricité : index en kilowattheures (heures pleines et heures creuses si compteur bihoraire)
• Gaz : index en mètres cubes, si le logement dispose d'un compteur individuel
• Eau froide et eau chaude : index en mètres cubes, si compteurs individuels

Ces relevés servent à établir les consommations du locataire pendant la durée du bail et à procéder à la régularisation des charges. Ils constituent également une preuve en cas de litige sur la répartition des consommations.

Astuce : Photographiez chaque compteur avec son index bien lisible. La photo horodatée constitue une preuve complémentaire en cas de contestation sur les relevés inscrits dans le document.

L'inventaire du mobilier en location meublée

En colocation meublée, l'état des lieux doit être complété par un inventaire détaillé du mobilier et des équipements fournis par le bailleur. Cet inventaire est obligatoire (article 25-5 de la loi du 6 juillet 1989) et doit être annexé au bail.

Pour chaque meuble et équipement, décrivez :

• La nature de l'élément (lit, matelas, table, chaise, réfrigérateur, lave-linge, etc.)
• Sa marque et son modèle si pertinent (pour les appareils électroménagers notamment)
• Son état précis (neuf, bon état, usure légère, rayure sur le plateau, tache sur l'assise, etc.)
• Son emplacement dans le logement

Rappelez-vous que le décret du 31 juillet 2015 fixe une liste minimale de meubles et équipements obligatoires en location meublée. L'inventaire vous permet de prouver que vous avez bien fourni tous les éléments exigés, et de constater leur état au moment de l'entrée dans les lieux.

Documenter avec précision : les bonnes pratiques

Rédiger des descriptions factuelles et détaillées

La qualité de l'état des lieux repose sur la précision des descriptions. Évitez les termes vagues ou subjectifs et privilégiez un vocabulaire factuel et mesurable.

Par exemple, ne notez pas « mur en mauvais état ». Écrivez plutôt : « mur nord, peinture blanche mate, zone de 30 cm sur 20 cm de peinture écaillée à 1,50 m du sol, à droite de la fenêtre ». De la même manière, ne notez pas « sol rayé ». Préférez : « parquet chêne vitrifié, trois rayures parallèles de 15 cm de long environ, à 50 cm de la porte d'entrée de la chambre, profondes mais n'atteignant pas le bois brut ».

Utilisez un vocabulaire gradué pour qualifier l'importance des défauts : « trace légère », « rayure superficielle », « fissure capillaire », « éclat de 2 cm », « décollement sur 10 cm », « tache incrustée de 5 cm de diamètre ». Cette gradation vous sera précieuse au moment de la comparaison avec l'état des lieux de sortie.

Les photographies horodatées

Les photographies constituent un complément indispensable au document écrit. Elles apportent une preuve visuelle objective que les mots seuls ne peuvent pas toujours fournir.

Pour chaque pièce, prenez au minimum une vue d'ensemble montrant l'agencement général, puis des gros plans de chaque défaut constaté. Veillez à ce que les photos soient nettes, bien éclairées et prises sous un angle qui montre clairement le défaut. Conservez les fichiers originaux avec leurs métadonnées (date, heure, lieu) intactes : ces informations constituent une preuve d'antériorité en cas de litige.

Numérotez ou nommez les photos de manière à pouvoir les associer facilement aux descriptions du document écrit (par exemple : « Chambre 1 - mur nord - fissure »).

La vidéo : une preuve complémentaire

La réalisation d'une vidéo de l'état du logement est facultative mais fortement recommandée. Filmez un parcours continu de chaque pièce en commentant les éléments à voix haute. La vidéo présente l'avantage de montrer le contexte général et les éléments en fonctionnement (ouverture des fenêtres, écoulement de l'eau, allumage des radiateurs). Comme pour les photos, conservez le fichier original avec ses métadonnées.

Astuce : Utilisez simplement votre téléphone pour les photos et la vidéo. Les métadonnées de date et de géolocalisation enregistrées automatiquement par l'appareil constituent une preuve fiable de la date de réalisation.

Les spécificités de l'état des lieux en colocation

Refaire un état des lieux à chaque changement de colocataire

C'est la particularité la plus importante de l'état des lieux en colocation : vous devez réaliser un nouvel état des lieux à chaque départ et à chaque arrivée de colocataire. Un colocataire qui quitte le logement doit faire l'objet d'un état des lieux de sortie, et le nouveau colocataire qui le remplace doit faire l'objet d'un état des lieux d'entrée.

Cette pratique est indispensable pour plusieurs raisons. Elle vous permet d'imputer les dégradations au bon locataire et d'effectuer les retenues sur le bon dépôt de garantie. Elle protège les colocataires restants, qui ne doivent pas supporter les conséquences des dégradations causées par un ancien occupant. Elle documente l'évolution de l'état du logement au fil du temps.

Attention : Si vous ne réalisez pas d'état des lieux intermédiaire lors du départ d'un colocataire, il vous sera très difficile de déterminer qui est responsable de quelles dégradations au moment du départ du dernier occupant. Ce sujet est traité en détail dans notre guide du départ en colocation.

Distinguer parties privatives et parties communes

En colocation, le logement se compose de parties privatives (la chambre de chaque colocataire, éventuellement une salle de bain privative) et de parties communes (cuisine, salon, couloir, salle de bain partagée, entrée).

L'état des lieux doit couvrir les deux de manière distincte. Pour les parties privatives, l'état des lieux est réalisé avec le colocataire qui occupe la chambre. Pour les parties communes, il est préférable de le réaliser en présence de tous les colocataires, ou au minimum du colocataire entrant ou sortant et d'un colocataire restant, afin que la responsabilité des dégradations éventuelles puisse être établie.

Le cas du bail individuel

Si vous avez opté pour des baux individuels (chaque colocataire signe un contrat distinct portant sur une chambre et un droit d'usage des parties communes), l'état des lieux d'entrée et de sortie porte sur la chambre et sur les parties communes. Le dépôt de garantie de chaque colocataire ne peut être retenu que pour les dégradations de sa partie privative et, proportionnellement, des parties communes.

Le cas du bail unique avec clause de solidarité

En bail unique, les colocataires sont solidairement responsables de l'ensemble du logement. L'état des lieux porte sur la totalité du bien. Toutefois, il reste vivement recommandé de distinguer dans le document les chambres individuelles et les espaces communs, afin de faciliter la gestion des départs et des remplacements.

L'état des lieux de sortie : la comparaison avec l'entrée

Le processus de réalisation

L'état des lieux de sortie se réalise selon les mêmes modalités que l'état des lieux d'entrée : de manière contradictoire, en présence du bailleur et du locataire, avec la même rigueur de description. Il doit être daté, signé par les deux parties et remis en deux exemplaires.

Munissez-vous impérativement de l'état des lieux d'entrée et de l'inventaire du mobilier (en meublé) pour procéder à une comparaison point par point. Relevez à nouveau les index des compteurs. Récupérez l'ensemble des clés et des dispositifs d'accès remis au locataire.

La comparaison entrée-sortie

La comparaison entre les deux documents est le fondement de toute retenue sur le dépôt de garantie. Pour chaque élément, vous devez vérifier si l'état constaté à la sortie correspond à l'état relevé à l'entrée, en tenant compte de l'usure normale liée à la durée d'occupation.

Si un défaut était déjà mentionné dans l'état des lieux d'entrée, vous ne pouvez pas le reprocher au locataire à la sortie. Seules les dégradations nouvelles, absentes du document d'entrée et ne relevant pas de l'usure normale, peuvent justifier une retenue.

Astuce : Utilisez un tableau comparatif ou un document à double colonne (état d'entrée / état de sortie) pour faciliter cette comparaison. Les photos prises à l'entrée et à la sortie, mises côte à côte, constituent un argument visuel particulièrement convaincant en cas de contestation.

Usure normale et grille de vétusté

La distinction entre usure normale (ou vétusté) et dégradation imputable au locataire est souvent source de litiges. La loi ALUR a introduit la possibilité pour les parties de convenir d'une grille de vétusté dès la signature du bail, afin de déterminer à l'avance la part d'usure normale en fonction de la durée d'occupation.

Voici quelques exemples concrets de cette distinction :

Relèvent de l'usure normale (non déductibles du dépôt de garantie) :

• Le jaunissement naturel des peintures blanches après plusieurs années
• Les légères traces de meuble au sol (empreintes de pieds de chaise sur le parquet)
• L'usure progressive des joints de salle de bain
• La décoloration des revêtements muraux exposés au soleil
• Les traces d'usure sur les poignées de porte
• Un nombre raisonnable de trous de cheville ou de clou dans les murs

Relèvent des dégradations locatives (déductibles du dépôt de garantie) :

• Un trou important dans un mur ou une porte
• Un carreau de carrelage cassé ou fendu
• Des brûlures de cigarette sur un revêtement de sol ou un plan de travail
• Des moisissures importantes causées par un défaut d'aération imputable au locataire
• Des rayures profondes ou des chocs sur le mobilier fourni
• Une vitre brisée (hors cas de force majeure)
• Un appareil électroménager endommagé par un usage inapproprié

Astuce : Annexez une grille de vétusté au bail dès la signature. Plusieurs modèles existent, notamment ceux établis par les accords collectifs de location. Cette grille prévoit des coefficients de réduction en fonction de la durée d'occupation : par exemple, une peinture dont la durée de vie théorique est de 9 ans et qui a été réalisée 6 ans avant la sortie ne pourra faire l'objet que d'une retenue correspondant à un tiers de sa valeur de remplacement.

Chiffrer les retenues sur le dépôt de garantie

L'obligation de justification

Toute retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée par des documents probants : devis de professionnels, factures de travaux réalisés, ou à défaut, estimation chiffrée détaillée. Vous ne pouvez pas retenir une somme forfaitaire sans justification (par exemple, « 200 euros pour remise en état » sans détail).

Le décompte que vous adressez au locataire doit présenter, pour chaque poste de retenue :

• La nature de la dégradation constatée (en référence à l'état des lieux de sortie)
• La comparaison avec l'état des lieux d'entrée (pour prouver que le défaut est nouveau)
• Le montant de la retenue, appuyé par un devis ou une facture
• L'application éventuelle d'un coefficient de vétusté

La prise en compte de la vétusté dans le chiffrage

Même lorsqu'une dégradation est clairement imputable au locataire, vous ne pouvez pas lui facturer le remplacement à neuf si l'élément endommagé avait déjà plusieurs années d'usage. La vétusté doit être déduite du coût de remplacement. Par exemple, si le locataire a endommagé une moquette posée huit ans avant son entrée et dont la durée de vie théorique est de dix ans, vous ne pouvez retenir que 20 % du coût de remplacement (correspondant aux deux années d'usage restantes).

Les délais de restitution

Pour rappel, le propriétaire dispose d'un délai de 1 mois pour restituer le dépôt de garantie si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de 2 mois si des dégradations ont été constatées. En cas de dépassement de ces délais, le locataire peut exiger une majoration égale à 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé.

Que faire en cas de refus d'une des parties

Le refus de réaliser l'état des lieux

Si le locataire refuse de participer à l'état des lieux ou s'il est absent le jour convenu, la loi prévoit un recours. Vous devez d'abord proposer un autre créneau par écrit (courrier recommandé avec accusé de réception ou courriel avec preuve de réception). Si le refus ou l'absence persiste, vous pouvez faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) pour réaliser l'état des lieux.

L'état des lieux réalisé par un commissaire de justice a une valeur probante renforcée. Les frais de cette intervention sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire, conformément à l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989.

Le désaccord sur le contenu de l'état des lieux

Si les parties ne parviennent pas à s'accorder sur la description de certains éléments lors de l'état des lieux contradictoire, chacune peut inscrire ses réserves sur le document. Le locataire peut noter « contesté » ou « réserve » en face des mentions avec lesquelles il est en désaccord, en ajoutant sa propre description. Le propriétaire peut faire de même.

En cas de désaccord persistant, le recours au commissaire de justice reste possible pour trancher.

Attention : Ne signez jamais un état des lieux avec lequel vous n'êtes pas d'accord sans y inscrire vos réserves. Un état des lieux signé sans réserve est réputé accepté par les deux parties et sera très difficile à contester ultérieurement.

Modèle simplifié d'état des lieux

Voici la structure type d'un état des lieux conforme au décret du 30 mars 2016. Adaptez-le à la configuration de votre logement.

ÉTAT DES LIEUX [D'ENTRÉE / DE SORTIE]

Date : [date de réalisation]
Logement : [adresse complète, étage, n° de lot]
Surface habitable : [en m²]

BAILLEUR :
Nom, prénom : [...]
Adresse : [...]

LOCATAIRE :
Nom, prénom : [...]
Nouvelle adresse (sortie uniquement) : [...]

RELEVÉS DES COMPTEURS :
- Électricité (HP) : [index] kWh
- Électricité (HC) : [index] kWh
- Gaz : [index] m³
- Eau froide : [index] m³
- Eau chaude : [index] m³

CLÉS ET DISPOSITIFS D'ACCÈS REMIS :
- Clé porte d'entrée immeuble : [nombre]
- Clé porte du logement : [nombre]
- Badge ou télécommande : [nombre]
- Clé boîte aux lettres : [nombre]
- Clé cave : [nombre]

DESCRIPTION PAR PIÈCE :

ENTRÉE
- Murs : [type de revêtement, couleur, état]
- Sol : [type de revêtement, état]
- Plafond : [état]
- Porte d'entrée : [état, serrure, poignée]
- Éclairage : [type, fonctionnement]
- Interrupteurs et prises : [nombre, état]
- Observations : [détails des défauts éventuels]

[Reproduire pour chaque pièce : cuisine, salon, chambres,
salle(s) de bain, toilettes, couloirs, balcon/terrasse, cave]

INVENTAIRE DU MOBILIER (location meublée) :
[Liste détaillée de chaque meuble et équipement avec état]

OBSERVATIONS GÉNÉRALES :
[...]

Fait en deux exemplaires.

Signature du bailleur :          Signature du locataire :

Conseils pratiques pour les propriétaires en colocation

Constituer un dossier par colocataire

Pour chaque colocataire, conservez dans un dossier distinct : l'état des lieux d'entrée signé, les photos et vidéos associées, l'inventaire du mobilier de sa chambre, et le relevé des compteurs à son arrivée. Au moment de son départ, vous ajouterez l'état des lieux de sortie, les photos comparatives et le décompte de restitution du dépôt de garantie. Ce classement rigoureux facilite la gestion des rotations, fréquentes en colocation.

Utiliser un document identique à chaque fois

Utilisez le même formulaire pour tous les états des lieux (entrée et sortie, pour chaque colocataire). La comparaison sera ainsi facilitée : chaque rubrique figurant au même endroit dans les deux documents, vous pourrez mettre en regard les descriptions point par point sans rien oublier.

Prévoir du temps suffisant

Un état des lieux sérieux pour une colocation de trois chambres avec espaces communs prend entre 45 minutes et une heure. Ne vous précipitez pas et ne planifiez pas plusieurs rendez-vous à la suite. La rigueur de ce document conditionne votre capacité à défendre vos intérêts en cas de litige.

Conserver les documents pendant toute la durée du bail

Le délai de prescription en matière locative est de 3 ans à compter de la survenance du fait générateur du litige. Conservez donc tous vos états des lieux, photos, vidéos et inventaires pendant au moins 3 ans après la fin du bail du dernier colocataire concerné. Le stockage numérique, en complément des exemplaires papier, garantit la pérennité de ces documents.

Astuce : Numérisez systématiquement vos états des lieux papier et stockez-les dans un espace sécurisé. En cas de sinistre (incendie, dégât des eaux) détruisant vos archives papier, les copies numériques préserveront vos preuves.

En résumé

L'état des lieux en colocation est un exercice exigeant mais incontournable. Obligatoire en vertu de la loi ALUR du 24 mars 2014 et encadré par le décret du 30 mars 2016, il constitue votre principale protection contre les dégradations locatives.

En tant que propriétaire, retenez les principes suivants :

1. Réalisez un état des lieux à chaque entrée et à chaque sortie de colocataire, sans exception, y compris pour les remplacements en cours de bail
2. Suivez le modèle type imposé par le décret du 30 mars 2016 et n'oubliez jamais les relevés de compteurs
3. Soyez exhaustif dans vos descriptions : précision, mesures, localisation exacte de chaque défaut
4. Documentez avec des photos horodatées et, si possible, une vidéo commentée
5. Établissez un inventaire détaillé du mobilier en location meublée
6. Distinguez usure normale et dégradations en vous appuyant sur une grille de vétusté annexée au bail
7. Justifiez chaque retenue sur le dépôt de garantie par un devis ou une facture, en tenant compte de la vétusté
8. Conservez l'ensemble des documents pendant au moins 3 ans après la fin du bail

Un état des lieux bien réalisé protège votre patrimoine, sécurise la restitution du dépôt de garantie et prévient les litiges. En colocation, où les changements de locataires sont fréquents, cette rigueur documentaire est votre meilleure assurance.